בשיתוף SASCO
במאמר מקיף זה, נחקור את המורכבויות שיש בתהליכי חשבות וניהול שכר, את היתרונות של אימוץ פתרונות שכר מודרניים וכיצד עסקים יכולים לייעל את התהליכים שלהם בצורה טובה יותר.
מה החשיבות בניהול שכר מקצועי?
חשבות וניהול שכר הוא הרבה יותר מ”סתם” הליך של הנפקת תלושי שכר. מדובר על מערך מורכב של משימות המשפיעות הן על העובדים והן על הארגון כולו. ניהול חשבות שכר בזמן הנכון ובצורה מדויקת ומקצועית הוא חיוני לשביעות רצון העובדים, הכרחי לעמידה בחוקי המס ומהותי לבריאות הפיננסית הכללית של העסק. טעויות בשכר עלולות להוביל לסיבוכים משפטיים-משמע הוצאת, עובדים ממורמרים , ואף מוניטין מוכתם.
מהם המאפיינים המרכזיים שיש בחשבות שכר?
- תגמול לעובדים – הבטחת התגמול המדויק של העובדים היא אבן היסוד של ניהול שכר. זה כולל שכר רגיל, שעות נוספות, בונוסים וכל צורה אחרת של פיצוי.
- ניכויי מס במקור – עמידה בתקנות המס נמצאת בחשיבות עליונה עבור פעילותו החוקית של העסק. חישוב וניכוי תקין של המיסים השונים מבטיח שהארגון יישאר לגיטימי ויפעל בצורה חוקית מול רשויות המס.
- ניהול הטבות לעובדים – חישוב וניהול של הטבות לעובדים כמו ביטוח בריאות, תוכניות פרישה והטבות אחרות מוסיפים עוד שכבה של מורכבות לכל התהליך של חשבות שכר. שילוב ההטבות הרלוונטיות בתהליך חישוב השכר מייעל את ניהול השכר הכולל ומפחית את הסיכון לטעויות.
- התעדכנות בחוקי השכר והמס – שמירה וציות לחוקי העבודה והתקנות המשתנים ללא הרף הוא אתגר מתמשך נוסף שיש לצלוח ולתקוף במקצועיות. לכן עדכונים שוטפים והבנה מעמיקה של דרישות משפטיות חיוניים למניעת פגיעה של השלכות משפטיות כלפי הארגון.
מהם האתגרים שיש בתהליכי חישוב וניהול שכר?
- הזנת נתונים ידנית – מערכות שכר סטנדרטיות מסתמכות לרוב על הזנת נתונים ידנית, אשר גוזלת זמן ונוטה לשגיאות. שגיאות אלו עלולות להוביל לאי התאמות בשכר העובדים ובבעיות חוקיות שונות.
- חוסר אינטגרציה – בארגונים רבים, פונקציות השכר פועלות במנותק ממחלקות אחרות, מה שמוביל לתהליכים שאינם רציפים ולהגדלת הסיכויים ליצירת טעויות מהותיות. מערכות שכר משולבות עוזרות לסנכרן נתונים בין פונקציות פיננסיות שונות, תוך קידום דיוק ויעילות.
- פריצות ובעיות באבטחת המידע – טיפול בפרטים הרגישים של העובדים דורש אמצעי אבטחה ברמת הצפנת מידע גבוהה. מערכות שכר שונות עשויות להיות ללא תכונות האבטחה הדרושות.חשוב מאוד לבצע בדיקת תקינות אבטחת מידע כדי להגן על נתונים אישיים מפני פרצות וגישה לא מורשית.
מה החשיבות בניהול שכר בצורה טכנולוגית מתקדמת?
- שימוש במערכות שכר אוטומטיות – הטמעת מערכות שכר אוטומטיות מפחיתה משמעותית את ההסתמכות על תהליכים ידניים. חישובים אוטומטיים ממזערים טעויות ומבטיחים חישוב נכון , כך שהעובדים מקבלים תשלום מדויק ובזמן.
- קבלת פתרונות מבוססי ענן – פתרונות שכר מבוססי ענן מציעים נגישות וגמישות רבה. עובדים ומנהלי מערכת יכולים לגשת לנתוני שכר מכל מקום, וכך גם לאפשר עבודה מרחוק ומגוון אפשרויות שיסייעו לייעל את תהליכי הארגון.
- אפשרות לאינטגרציה עם תוכנת משאבי אנוש וחשבונאות – אינטגרציה חלקה עם תוכנת משאבי אנוש וחשבונאות מייעלת את זרימת הנתונים בין המחלקות, מפחיתה כפילות במאמצים ומשפרת את היעילות הכוללת של הארגון המשתמש בה.
- אמצעי אבטחה משופרים – מערכות שכר מתקדמות משלבות תכונות אבטחה יעילות לצורך שמירה על מידע רגיש של העובדים. הצפנה, אימות רב-שלבי ועדכוני אבטחה שוטפים הם מרכיבים חיוניים לקבלת פתרונות ניהול וחשבות שכר מאובטחים ובטוחים.
מהם היתרונות של שימוש במערכות שכר מתקדמות?
עסקים וארגונים שבוחרים לעשות שימוש שוטף במערכות שכר מתקדמות יעילות ומודרניות יכולים ליהנות מהחיסכון בזמן ועלויות. אוטומציות מפחיתות את הזמן שהמושקע בתהליכי שכר ידניים, ומאפשרת לצוותי משאבי אנוש ופיננסים להתמקד בתהליכים ויוזמות אסטרטגיות שונות. ישנן חברות מקצועיות בתחום ניהול וחשבות שכר המסייעות ליישם שינויים מתקדמים במערכות השכר בארגונים, כמו חברת sasco המתמחה בניהול והטמעה של מערכות שכר ופועלת מאריאל – זאת במטרה לקדם את פיתוח ההתיישבות הישראלית.
בנוסף לכך, מערכות השכר המודרניות מציעים דיוק רב בתהליכי ניהול השכר כיוון שחישובים אוטומטיים מפחיתים את הסיכון לטעויות בעיבוד השכר. מערכות שכר אלו מפותחות כדי שיוכלו להישאר מעודכנות ומסונכרנות תמיד עם שינויים שנעשים בחוקי המס ובתקנות העבודה, ובכך מבטיחות ניהול שכר תקין וחוקי מכל הבחינות.
ההתקדמות הטכנולוגית של מערכות השכר גם מאפשרת שימוש נוח ונגיש עבור העובדים בארגון, זאת משום שמערכות רבות כוללות פורטלי שירות עצמי לעובדים, המאפשרים לכל עובד לגשת לתלושי השכר, מסמכי המס ומידע ההטבות שלו באופן עצמאי. יתרון זה מעצים את השקיפות מול העובדים, וכן גם ומפחית את הנטל האדמיניסטרטיבי על מחלקת משאבי אנוש.
מהן שיטות העבודה המומלצות לניהול חשבות שכר?
- ביקורות – כדאי לערוך ביקורות שוטפות של רישומי שכר כדי לזהות ולתקן אי התאמות. זוהי יכולה להיות פעולה פרקטית שתעזור למנוע בעיות בטרם יהפכו להיות מורכבות.
- הכשרת עובדים – חשוב לוודא שעובדים המעורבים בתהליכי ניהול וחשבות שכר יקבלו הכשרה והדרכה נאותה על השימוש בתוכנת השכר. דבר זה מקטין את הסבירות לטעויות עקב אי הבנות או חוסר ידע של הצוות במחלקת השכר.
- התעדכנות שוטפת – חוקי העבודה ותקנות המס כפופים לשינויים תכופים. לכן התמצאות מקצועית במידע בתחום ועדכון תהליכי השכר בהתאם חיוניים לעמידה בדרישות השונות.
לסיכום,
ניהול חשבות שכר יעיל הוא היבט קריטי בתהליכי ניהול של עסק מצליח. חידושים של תהליכי השכר באמצעות אוטומציה, אינטגרציה ואימוץ טכנולוגיות מתקדמות לא רק מבטיחות דיוק והתאמה – אלא גם מפנות זמן ומשאבים יקרים ליצירת יוזמות חשובות עבור העסק. על ידי הבנת האתגרים של מערכות שכר סטנדרטיות ושימוש בפתרונות חדשניים בתחום- ארגונים רבים יכולים לייעל את תהליכי השכר שלהם ולתרום להצלחה הכוללת של העסק שלהם.
טלפון לוואטסאפ: 054-392-8888
מייל: finance@sasco.co.il
בשיתוף SASCO
