אפילו אם אתם מעסיקים רק מספר קטן של עובדים, ורשאים עפ”י החוק לתעד נוכחות באופן ידני, הרי שגם אז אתם חשופים לטעויות אנוש, חוסר שקיפות ולמחלוקות לגבי מהימנות הדיווח, שעלולות אפילו במצבים מסוימים להגיע לתביעות משפטיות מצד העובדים, בהן נטל ההוכחה חל על המעסיק. ולשם אתם לא רוצים להגיע.
וגם לכם כמעסיקים יש זכויות. ככל שאתם סומכים על העובדים שלכם, אתם עדיין רוצים לוודא שהם אכן עובדים בשעות שסוכמו איתם, וכי דיווחי שעות העבודה שלהם אכן אמינים, ובמיוחד כאשר יש לכם עובדי שטח, עובדים מהבית, או עובדים באתרים מבוזרים.
עפ”י הסקר שבוצע ע”י American Payroll Association, 74% מהמעסיקים טוענים שהם סובלים מתופעת ה”תחתים לי”(Buddy Punching) , בה עובד מעביר את כרטיס הנוכחות שלו למישהו שמסיים לעבוד מאוחר יותר או מגיע מוקדם יותר, ו- 19% מהעובדים מודים שהם אכן עושים זאת. העלות המוערכת למעסיק - כ- 2.2% מעלות השכר. ובמצטבר, זו הוצאה משמעותית גם לעסק קטן.
אז קבלו טיפים מה צריך לבדוק כאשר אתם בוחרים מערכת נוכחות לעסק קטן, וכיצד תוכלו לוודא שהדיווחים אמינים:
- אמצעי דיווח מהימן
שעון נוכחות בכניסה למשרד ואפילו בכל אתר בו אתם פועלים, אינו מנטרל את תופעת ה”תחתים לי”. ובין אם מדובר בשעון שמעבירים בו כרטיס או אפילו מזהים את העובד באמצעים ביומטריים, הרי שעלויות הרכישה, התקנה ותחזוקה של שעונים כאלה יכולות להגיע לאלפי שקלים.
אבל, אם עובד מדווח נוכחות באמצעות אפליקציה מהסמארטפון שלו שמזהה את מיקומו בעת שדיווח, תוכלו להיות בטוחים שגם עובדי שטח ועובדים באתרים מרוחקים, נמצאים היכן שהיו אמורים להיות. שכן, בניגוד לכרטיס שעובד יכול להעביר לחבר שיחתים עבורו, את הסמארטפון שלו הוא לא ייתן לאיש. דיווח מהסמארטפון, אמנם מיועד בראש ובראשונה לעובדי שטח אבל משרת גם עובדי משרד ומייתר את הצורך בשעונים פיזיים. - תמיכה בהסכמי ההעסקה שקיימים אצלכם
רבים לא מודעים לכך שאת ניתוח שעות העבודה על פי הסכמים, מבצעת למעשה מערכת הנוכחות ולא מערכת השכר. לכן חשוב לוודא שהסכמי העבודה שקיימים אצלכם (עובדים חודשיים, שעתיים, אמהות וכד’) נתמכים ע”י המערכת. רק כך תוכלו לוודא תשלום שכר מדויק בגין שעות עבודה, שעות נוספות, היעדרויות בתשלום וכד’. - חסכון בעלויות תשתית
במיוחד כאשר מדובר בעסק קטן, ללא צרכים מורכבים, כדאי לבחור מערכת בענן שמאפשרת גישה באמצעות האינטרנט או הטלפון הנייד, מכל מקום ובכל זמן, וחוסכת לכם את הצורך בשעונים פיזיים שמורכבים על הקיר, ובתשתיות הנדרשות להתקנה מקומית של תוכנה. - גיבויים ועדכוני גרסה אוטומטיים
מערכת נוכחות בענן מייתרת את הצורך שלכם לבצע גיבוי נתונים או לעדכן בעצמכם גרסאות. זהו יתרון משמעותי כשמדובר בעסקים קטנים שאינם מעסיקים בדרך כלל אנשי מערכות מידע. - מערכת פשוטה להפעלה
אתם רוצים שהעובדים והמנהלים שלכם יתחילו לעבוד עם המערכת, ללא צורך בהדרכות או עזרה כלשהיא. לכן חשוב שתבחרו מערכת אינטואיטיבית וקלה להפעלה, בדיוק כמו אפליקציות אחרות שיש להם בטלפון הנייד. בחרו מערכת שפשוט וקל להתחבר אליה ולהתחיל לעבוד. - פורטל שירות לעובד ולמנהל
פורטל שירות לעובד ולמנהל, מבטיח גישה של כל אחד למידע לו הוא זקוק, על-פי מערכת הרשאות ואבטחת מידע קפדנית: כל עובד יכול לצפות במידע האישי שלו ואף לעדכן נתונים. מנהלים יכולים לצפות ולעדכן מידע של העובדים שלהם. - דיווחי משימות
נכון, לא כל עסק מבקש מהעובדים למסור דיווח על משימות שביצעו במהלך יום העבודה שלהם. אבל אם אתם למשל משרד עורכי-דין קטן שמחייב לקוחות עפ”י זמן, או חברת סטארטאפ שנדרשת לדווח למדען הראשי, אתם צריכים מערכת שבה העובד שלכם יוכל לדווח בלחיצת כפתור, על כל משימה / פרויקט שביצע במהלך היום. - יכולות בקרה ושליטה
בדקו שהמערכת מספקת לכם את המידע שחשוב לכם בזמן אמת, ומאפשרת הפקת דוחות למעקב אחרי דיווחים ולביצוע שינויים במידת הצורך. - מעקב שינויים בגיליון הנוכחות
כולנו שוכחים לפעמים לדווח כניסה או יציאה ולכן נדרשים עדכוני נתונים בדיעבד. בין אם אתם מאפשרים לעובדים לעדכן נתונים בגיליון הנוכחות שלהם, או שאתם עושים זאת עבורם, חשוב שתזהו את העובדים שבאופן שיטתי “מפספסים” דיווחים. בגיליון הנוכחות צריך להיות סימון של כל דיווח ששונה/עודכן. ריבוי סימונים כאלה צריך להדליק נורה אדומה באשר לאמינות הדיווח. - תשלום על פי מספר עובדים
בחרו חבילה מתאימה למספר העובדים שלכם בעלות של מספר שקלים לחודש. תמיד תוכלו להרחיב את החבילה ככל שמספר העובדים שלכם יגדל.
אם המערכת שלכם נותנת מענה לנקודות הנ”ל, הרי שהיא מבטיחה יעילות באמצעות אוטומציה של תהליכים, וחוסכת לכם עלויות שכר עודפות, אדמיניסטרציה וניירת. אם לא, תחליפו אותה.
מאת: עפר גרשון, מנהל מוצר מערכות HR בסינריון, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון, www.synerion.co.il
ליצירת קשר עם הכותב: ofer.gershon@synerion.com
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו