בחודשים אפריל-ספטמבר 2014, ביצע משרד מבקר המדינה מעקב אחר תיקונם של ליקויים שצוינו בדוח הקודם שפורסם בשנת 2011, ובדק עניינים נוספים של מינהל וכספים בבית הנשיא בזמן כהונתו של שמעון פרס בתפקיד.
מהבדיקה עלו מספר ליקויים ואי סדרים. כמו למשל, העובדה שבבית הנשיא הועסקו "14 עובדים במשרות אמון ללא אסמכתאות המלמדות כי בטרם נקבע מספר זה נעשתה בחינת צרכים", לשון הדוח.
ארבע מהעובדות, לדברי המבקר, הועסקו במשרות אמון אף שמשרותיהן אינן נכללות בסוגי המשרות המוגדרים על פי התקנות משרות אמון". הוראות תקנון שירות המדינה קובעות כי אין להעסיק בלשכות שרים, סגני שרים או מנהלים כלליים, יועצים במעמד קבלני.
עוד קובע המבקר כי: "בתחילת כהונתו של הנשיא לשעבר התקשר בית הנשיא עם יועץ א' לקבלת ייעוץ. בדוח הקודם קבע מבקר המדינה כי על בית הנשיא להפסיק את העסקתו של היועץ. אף על פי כן, המשיך בית הנשיא להעסיקו עד לסוף כהונתו של הנשיא לשעבר".
מי מבקר על החברות החיצוניות שפועלות במשכן?
בנוסף, משרד מבקר המדינה העלה ליקויים בנוגע לביקורת כספים בחשבות ולתהליכי הרכש בבית הנשיא. יחידת הביקורת באגף החשב הכללי, אחראית לביקורת על ביצוע תקציב המדינה ביחידות החשבות והכספים של משרדי הממשלה. בשנים 2011-2014 נדרש בית הנשיא להגיש דוחות ביקורת ליחידה זו. נמצא שהוא ביצע רק חלק קטן מהביקורת שנדרש לבצע באותן שנים.
המבקר מתייחס לנושאים נוספים. "אחת הפעולות היסודיות להסדרת תחום הרכש היא גיבוש נוהל רכש מקיף, המתייחס בין היתר לחלוקת סמכויות בתחום. משהוצגה להנהלה טיוטת נוהל כזו, ובהינתן הליקויים שהועלו בדוח ביקורת הפנים על הרכש, היה עליה לקדם השלמת נוהל כאמור ואימוצו בהקדם, אולם היא לא עשתה זאת. בית הנשיא התקשר בחוזה עם חברה א' לביצוע עבודות ניקיון, תחזוקה ואירוח. ההתקשרות עם חברה א' היא אחת ההתקשרויות המרכזיות של בית הנשיא. במשך כארבע שנים הועלו לפני הנהלת בית הנשיא ליקויים בנוגע למעקב של הבית אחר עבודתה של חברה א' וליישום החוזה עמה: בית הנשיא לא עקב אחר שעות העבודה של עובדי החברה בפועל, לא ביצע בקרה מספקת על יישום המכרז כלשונו, ביצע הזמנות מהחברה אשר חרגו מכפי שנקבע בחוזה ולא מסר לחברה הזמנות ברורות דיין ובכתב. במשך שנים אלה, עד מועד סיום הביקורת, גם לא הושלם יישוב מחלוקות, שהתגלעו בין בית הנשיא לחברה א' בנוגע לתשלום עבור שעות עבודה".
המבקר מבהיר כי: "נכון לינואר 2015 בית הנשיא טרם סיים הליכי בחירתו של ספק חדש לשירותי ניקיון, תחזוקה ואירוח. בשנת 2015 יסכם הבית למעלה משש שנות התקשרות עם חברה א', לאחר שפעם אחר פעם הוחלט על הארכת ההתקשרות עמה. משרד מבקר המדינה מעיר כי לא הייתה הצדקה להארכה חוזרת ונשנית של ההתקשרות. נמצא כי בשנים 2014-2011 לא גיבש בית הנשיא תכניות עבודה, למעט כמה מיחידותיו, אשר גיבשו לעצמן תכניות עבודה לחלק מאותן שנים".
לאן נעלמה ביקורת הכספים?
נושא עיקרי המופיע בדוח המבקר עוסק ב"ועידת נשיא ישראל: פונים אל המחר". משנת 2008 התקיימו חמש ועידות במסגרת זו בחסות הנשיא לשעבר שמעון פרס. בדוח הקודם, שכלל התייחסות לוועידה הראשונה, נכתב כי הוועידה הייתה אירוע ממלכתי של נשיא מדינת ישראל, וכי מן הראוי שאירוע ממלכתי ימומן מתקציב המדינה ולא באמצעות תרומות. המבקר קובע כי: "נמצא כי בית הנשיא המשיך במתן חסות הנשיא לוועידות הממומנות מתרומות חרף מאפייניהן כאירועים ממלכתיים, בניגוד להערת מבקר המדינה בדוח הקודם".
לסיכום הדוח בעניין מינהל וכספים בבית הנשיא מדגיש המבקר כי: "על הנהלת בית הנשיא לבצע בהקדם ניתוח ומיפוי מקיפים של הצרכים בתחום הארגון וכוח האדם על פי היעדים והתפקידים של כל אחת מהיחידות והגדרת התפוקות המצופות מהן, ולגבש על פי תוצאותיהם תקן כוח אדם רצוי, הכולל גם תיאורי משרה מדויקים. יש להביא בחשבון בעבודה זו את הצרכים הקבועים של הנהלת הבית, את הגמישות הנדרשת בהגדרות תפקידים מסוימים, העשויים להשתנות עם בחירתו של נשיא חדש, וכן את האפשרות שתידרש תקופת מעבר ליישום השינויים. לשם קבלת החלטה בדבר המספר המרבי של משרות האמון בבית הנשיא והתפקידים שימלאו המועסקים בהן, על הנהלת בית הנשיא לבצע בהקדם ניתוח מנומק ומתועד של צורכי בית הנשיא, מאפייניו הייחודיים והיקף פעילותו, תוך שתיתן דעתה גם למספר משרות האמון הנהוגות בשירות המדינה, הוראות התקשי"ר והנחיות נציבות שירות המדינה. על מנכ"ל בית הנשיא וחשב הבית להקפיד לבצע את הפעולות הנדרשות בהנחיות יחידת הביקורת באגף החשכ"ל בנוגע לביקורת הכספים. על מנכ"ל בית הנשיא לגבש תכניות עבודה מפורטות לכלל יחידות הבית. על בית הנשיא להכין בכל שנה הצעת תקציב מחייבת, שעל בסיסה תיעשה בקרה. פעולות אלו אמורות להבטיח כי תוספות תקציביות יינתנו במשך שנת תקציב רק במקרים חריגים ועקב צרכים או נסיבות שלא היה ניתן לחזותם מראש בתהליך התכנון".
מלשכת הנשיא התשיעי, שמעון פרס, נמסר בתגובה לדוח המבקר כי: "אנו מברכים על עבודת מבקר המדינה אשר יש בה כדי להביא לייעול תהליכי העבודה בבית הנשיא. כפי העולה אף מן הדוח עצמו, במהלך כהונת הנשיא התשיעי נעשתה בבית הנשיא עבודה משמעותית ומקיפה מאוד לשיפור וייעול בתחומי המינהל השונים, ובעקבות דוח המבקר הקודם אף תוקנו רוב רובם של הליקויים עליהם הוצבע במסגרת הדוח. הנהלת בית הנשיא בתקופת כהונת הנשיא התשיעי ייחסה חשיבות רבה לבחינת הערות מבקר המדינה והובילה, יחד עם גורמי המקצוע השונים, תהליכי עומק, שנועדו להביא לשיפור וייעול בכל נושאי המינהל. מאמצים אלה אף מצאו ביטוי בדוח מבקר המדינה ואנו מברכים על כך".
מבית הנשיא נמסר כי: "הנהלת בית הנשיא פעלה ועודנה פועלת לייעול תהליכי העבודה ושיפור מתמיד של פעילות מינהל בית הנשיא, בין השאר בנוגע לניהול משאבי אנוש, ביקורת הכספים וניהול הרכש, תכנון עבודת הנשיא ותקציבו והכול בהתאם לנורמות הקיימות בכל מוסד ממלכתי. עם קבלת הדוח מינה מנכ"ל בית הנשיא צוות מיוחד לבחינת הלקחים העולים ממנו והטמעתם כנדרש בהתאם לצורך".
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו