בשיתוף GmScanning
לאורך השנים, ארגונים צוברים כמויות גדולות של חוזים, תכתובות, דו”חות וטפסים רשמיים – תיעוד המאגד מידע קריטי לכל פעילות עסקית. עם זאת, הצטברות פיזית של מסמכים יכולה ליצור עומס רב, הם תופסים מקום רב במחסן או במשרד, וקשה למצוא את המסמך הספציפי כשצריך אותו בדחיפות. שירותי ארכיב דיגיטלי מציעים פתרון מצוין לבעיה זו, בעזרת תהליכי סריקה מתקדמים וקטלוג מקצועי, הופכים את המסמכים לכאלה שניתן לאחזר בקלות, ובכך חוסכים עלויות מיותרות ומשפרים את היעילות הארגונית.
הרעיון שעומד מאחורי יצירת ארכיב דיגיטלי הוא מעבר מכל מה שמתאפיין בניירת אחסון מסורבל, סיכון לבלבול וטעויות תיוק, אל מרחב מקוון מאורגן ומאובטח. לאחר תהליך מיון וסריקה איכותית, המסמכים שומרים על תוקף חוקי מלא, ובמקרים רבים ניתן אף להיפטר מהעותקים הפיזיים על מנת לפנות מקום יקר במשרד. מעבר לכך, בעזרת קטלוג יעיל בתיקיות מסודרות ומתן הרשאות גישה מוקפדות, כל עובד בעל אישור מתאים יכול למצוא את המסמך הדרוש לו במהירות ובקלות.
כיצד להתמודד עם כמויות מידע עצומות?
עם עליית הצורך בתיעוד רב מצד גורמים כמו רגולציות ממשלתיות, הסכמים עסקיים וחוזים מול ספקים ולקוחות, היכולת לשלוף כל מסמך רלוונטי בלחיצת כפתור הופכת להכרחית. השירותים המתקדמים בתחום זה מאפשרים להתאים את תהליך הסריקה וקליטת המסמכים לצרכים הספציפיים של כל לקוח. בין אם מדובר במשרד עורכי דין גדול או בחברה המתעסקת בהסכמי ספקים, ניתן להגדיר שיטות מיון, תיוג וקטלוג שיבטיחו שכל מסמך ישובץ בתיקייה המתאימה לו בדיוק.
כך למשל, ניתן לקלוט מסמכים המתייחסים ללקוח מסוים או לפרויקט מוגדר, ולהשתמש במילות מפתח לזיהוי מהיר של המסמך בהמשך. בעזרת אמצעי סריקה מתקדמים, נשמרת איכות התמונה וניתן לבחור בין סריקה בשחור-לבן, צבע או גווני אפור, בהתאם לסוג המסמך ולייעודו. מעבר לכך, שירותי ארכיב דיגיטלי כוללים לעיתים קרובות גם בקרת איכות פנימית, שמבטיחה שלא יהיו טעויות בין מסמך למסמך ושהמידע יישמר כמו שצריך.
פתרון דיגיטלי לחיסכון בזמן, במקום ובעלויות
השימוש במרחב דיגיטלי לאחסון המסמכים מספק שורה של יתרונות מהותיים. ראשית, היכולת לחפש מסמך לפי שם, תאריך או קטלוג חוסכת זמן יקר ומונעת את הצורך לחטט בערמות ניירת. שנית, הגישה המקוונת מאפשרת להשתמש במסמכים גם מרחוק – כך שאין תלות במיקום פיזי של אדם או קובץ, וניתן להעביר מסמכים לגורמים חיצוניים בקלות ובביטחון מלא. שלישית, האבטחה המקיפה המוצעת בשירותי ארכיב דיגיטלי מפחיתה סיכונים של אובדן מסמכים, שריפה או נזקי מים, ואף מאפשרת לשמור גיבויים אוטומטיים של כל מאגר המידע.
מעבר לכך, ישנה אפשרות להוסיף מערכות ניהול מידע ותוכנות ייעודיות המשולבות בארכיב הדיגיטלי. תוכנות אלו כוללות כלי חיפוש מתקדמים, ניהול גרסאות של מסמכים, ואף ניהול הרשאות מדויק, כך שרק מי שזקוק למסמך יקבל גישה אליו. אם מצטברים לאורך זמן מסמכים חדשים, ניתן לסרוק אותם באופן שוטף ולהוסיף למערכת האחסון, וליהנות מארכיב עדכני בזמן אמת.
בשיתוף GmScanning
