איך לסדר עבודה במשמרות? אתגר ופתרון

בשיתוף משמרות

לעובדים יש צרכים ודרישות משלהם, לארגון יש צרכים ודרישות אחרות וצריך לבצע את ההתאמה ביניהם ככל הניתן. טעויות אנוש יכולות להוביל לחוסר שביעות רצון של כל הצדדים, לבזבוז זמן, לפגיעה במוניטין, לירידה בתפוקה ואף לתשלומי יתר של הארגון.

לצורך כך, הומצאה טכנולוגיה התומכת בארגונים ומייעלת עבורם את כל תהליך השיבוץ למשמרות. קשה למצוא היום ארגון שלא משתמש במערכת חכמה לניהול סידור עבודה במשמרות , שמטרתה לדאוג לכך שתהליך השיבוץ למשמרות, עדכון ומעקב אחר נוכחות, יהיה מדויק, ברור ופשוט למשתמש.

למה הכוונה בסידור עבודה במשמרות?

ארגון מודרני פעיל במשך שעות ארוכות במהלך היום. חלק מהארגונים אפילו עובדים מסביב לשעון, 24 שעות, שבהן צריך איוש של עובדים כל הזמן וזאת בהתאם לעומסי עבודה משתנים. בתהליך סידור עבודה במשמרות מתכננים ומחלקים את השעות בהם העובדים נמצאים בעבודה במהלך היממה, בהתאם לצורכי הארגון. שעות המשמרות לרוב קבועות והעובדים מתחלפים ביניהן. חשוב לציין כי סידור עבודה במשמרות לא חייב להיות 24/7 , הוא לעיתים מורכב גם משתי משמרות על מספר ימים בשבוע (בדרך כלל חמישה או שישה), והכל תלוי הצרכיים העסקיים של נותן השירות.

סוגי משמרות

יש כמה סוגי משמרות, שכל ארגון מאמץ לעצמו בהתאם לצרכיו ואופי עבודתו.

סוג משמרת נפוץ בארגונים הוא משמרת לפי שעות היום: בוקר, ערב או לילה. בו כל אחת מהמשמרות אורכת 8 שעות, סה”כ 24 שעות. קיים  לדוגמא, במוקדי שירות טלפוניים, בארגוני אבטחה ושמירה, במפעלים ותעשייה, במוסדות כגון בבתי חולים ועוד. לעיתים בארגונים כאלה משולבים גם משמרות “ביניים”.

סוג משמרת שני הוא משמרות ארוכות המורכבות ממשמרת ארוכה של 12 שעות, ביום או בלילה. משמרות מסוג זה נפוצות בבתי חולים לדוגמא.

סוג משמרת שלישי ופחות נפוץ, הוא משמרות של 24 שעות ויותר. נמצא אותו לדוגמא בתחנות כיבוי אש, בתורנויות של ארגוני חירום, בתורנויות וכוננויות של רופאים וכדו’.

כמובן שישנם סוגים נוספים רבים, כגון עבודה בסבבים (רוטציות) הידועות מראש, כך שכל עובד יכול לדעת מראש מתי יעבוד בעוד שנה אפילו, בהינתן שאין בלת”מים או היעדרויות מיוחדות.

וכן ישנם ארגונים דינאמיים, כגון מוקדים בהם יש משמרות באורך משתנה, ובהן רואים דינאמיות גדולה יותר למתי עובדים צריכים להגיע בהתאם לכמות הנדרשת אליהם בפועל בעת מתן השירות. בדר”כ המשמרות והכמות הנדרשת היא פועל יוצא של ההיסטוריה של הארגון הבונה את סידור העבודה, וזאת בהתאם לצרכים שאליהם הוא נותן את השירות.

אתגרים בסידור עבודה במשמרות

אחד האתגרים המרכזיים כשעוסקים בנושא סידור עבודה במשמרות הוא לדאוג לווסת את כמות העובדים לפי עומס העבודה בכל שעה/משמרת. בכל מקום עבודה, יש שעות שבהן יש יותר עומס ושעות שבהן יש פחות עומס ולכן נדרש להקצות את כמות העובדים הנדרשת לאותה משמרת.

אתגר שני הוא ניהול הזמינות של העובדים ושעות העבודה שלהם. זה מצריך ממנהלים לעקוב אחר היעדרויות כגון חופשות, מחלות, זמנים פנויים, ימי עיון ועוד . אם המעקב לא מדויק, זה עלול להוביל לחוסרים בכוח אדם במיוחד במשמרות בהן הארגון צריך אותם, ומנגד לעובדים לא מרוצים בשל עומס באותה משמרת אליה שובצו.

אתגר שלישי הוא לדאוג לאיזון בין העובדים. חשוב לא לשחוק חלק מהעובדים ולתת להם יותר משמרות בשעות עומס ובמקביל לתת להם מספיק משמרות בהתאם לאחוז המשרה שלהם. חשוב לדאוג לעובדים ולרווחתם כדי שיוכלו להמשיך לעבוד לתקופה ארוכה בארגון.

אתגר אחרון הוא התחשבות בעובדים ובצרכיהם. עובדים רבים מחפשים גמישות בסידור העבודה שלהם. כלומר, לבחור את המשמרות שלהם ולהחליף אותן במידת הצורך.

הפתרון לאתגרים: תוכנה לסידור עבודה במשמרות

הטכנולוגיה המודרנית באה לעזרת הארגון והמנהלים, מייעלת, מפשטת ומדייקת את תהליך סידור העבודה במשמרות.

התוכנות המתקדמות ביותר היום בנושא סידור עבודה במשמרות משתמשות בחוד החנית של הטכנולוגיה על מנת לסייע להן,  וזהו תחום הבינה המלאכותית.

הבינה המלאכותית מסייעת למנהלים לבנות סידור עבודה בקלות ובמהירות, תוך התחשבות באילוצים של העובדים, במשמרות שכבר מילאו בעבר ודרישות של הארגון כפי שהוגדר במערכת. בנוסף, היא מסייעת לנהל את סידור המשמרת בזמן אמת: היא עוקבת אחר היעדרות או נוכחות של העובדים ומנטרת עד כמה העובדים יעילים במשמרת הנוכחית.

בשיתוף משמרות