מדריך לארגון אירוע מוצלח ל-50 איש

בשיתוף קייטרינג מרלו

המדריך יספק לך כלים ומידע איך לעשות את זה בצורה נכונה, בשביל שלא תמצא את עצמך מסתבך, מבזבז כסף לחינם, ומייצר אירוע לא ברמה שציפית לה.

מישהו מנדב את הבית?

לפני שניכנס אל תוך העניין, הנה מספר יתרונות שמלמדים, למה משתלם לערוך אירוע בבית ולא להשכיר לשם כך אולם או גן אירועים:

יתרון ראשון – חסכוני.

זה הרבה יותר זול לערוך אירוע בבית מאשר לשכור אולם, גן אירועים או מקום אחר. זה נכון אגב, גם לגבי אירוע בטבע. כך שאם אתה מעוניין, זו גם אופציה לא רעה בכלל. לפחות מבחינה כלכלית.

יתרון שני – אווירה.

אירוע ביתי, הוא אירוע אינטימי, אירוע שיכול לייצר חום וקירבה. אתה נמצא במגרש הביתי שלך ואתה מזמין אליך את האורחים בשביל שיהיו חלק מזה. כשמדובר בבני משפחה זה ברור, אך כשמדובר בעובדים שלך, זה בהחלט נותן תחושה אחרת, זה יכול לקרב ביניכם ואפילו לשבור את הדיסטנס שקיים בעבודה.

יתרון שלישי – נוחות.

יש אנשים שיראו באירוע ביתי עניין מסורבל. אתה לא חייב לראות בו כך. אם תעבוד נכון, אם תשתמש בכלים ובמידע שנספק לך, אז תוכל לראות באירוע ביתי עניין נוח. במקום שתצטרך לבלות שעות ארוכות בדרכים ובפגישות באולמות וגני אירועים, הכל ייעשה אצלך בבית, כמו שאתה אוהב. חוץ מזה, כשאתה מארגן אירוע בבית, אתה קובע את הקצב שלו, אתה קובע איך הוא ייראה, הכל נמצא בשליטה שלך.

אבל כמו בחיים, לא תמיד הבית יתאים לאירוע כזה. חשבו על היתרונות שמנינו לרגע. היכן תוכלו ליהנות מכולם או לפחות מחלקם? לעיתים אולמות איזוריים, מתנס, מרפסות בנייני משרדים – כולם אופציות אפשריות לאירוע שיאכלס את כל המוזמנים אם רק תקדישו קצת מחשבה ללוגיסטיקה (שירותים, נגישות, הגעה ונקודות נוספות שוודאי נגע בהם בהמשך)

אירוע “ביתי” ל-50 אנשים – איפה מתחילים?

דבר ראשון שאתה צריך להחליט לגביו, באיזה חלל או חללים במבנה תשתמש בשביל האירוע. שאר החללים אמורים להיות סגורים ונפרדים מהאירוע.

באופן טבעי, אירוע בבית נערך בסלון, מרפסת, חצר, גינה, גג, כאשר חללים נוספים שנמצאים בשימוש, הם מטבח, שירותים. לעומת זאת, חדרי השינה בדרך כלל מחוץ לתחום. זה חשוב בשביל שאתה תוכל לדעת מה עליך לארגן ואיפה, וכן בשביל לקבוע את ההפרדה שתמנע מהאורחים להיכנס לחדרים שאתה לא מעוניין שיכנסו אליהם.

דבר שני, מה סגנון האירוע שאתה מעוניין ליצור ומה הוא דורש. האפשרויות שעומדות בפניך הן:

• ארוחה סביב השולחן – כך נהוג למשל אם מזמינים אורחים לארוחת שבת, ארוחת חג, ארוחת ערב חגיגית, בראנץ’ או ארוחת צהריים מיוחדת.
• פריסטייל – אירוע שאין בו סגנון ספציפי, יותר בגדר מסיבה או מפגש חופשי, בו אנשים שותים, אוכלים, מדברים אחד עם השני, נהנים מהמוזיקה שברקע אך אין תוכנית מסוימת.
• הרצאה או הפעלות – אתה יכול להזמין חברים ובני משפחה לאירוע שיש בו הרצאה של איש מקצוע, ערב שירה בציבור, הופעה של אמן, הפעלות מסוימות. אלו יכולים להיות הדברים המרכזיים שעומדים בבסיס האירוע או כתוספת נלווית לדברים אחרים.

אפשר למצוא אפשרויות נוספות של סגנונות לאירוע. מה שחשוב הוא לקבוע סגנון שיכול להתאים לקהל האורחים ולמיקום בו נערך האירוע, ולהיערך בהתאם.

דבר שלישי, אחרי שהחלטת איפה ומה, הגיע הזמן להתייחס לשאלה איך, או יותר נכון, מה צריך בשביל אירוע של 50 אנשים.

כאן נכנס העניין החשוב ביותר אולי בכל אירוע, גם באירוע שמיועד “רק” לחמישים אנשים, וזה איזה מזון ושתייה תציע לאורחים שלכם. מראש אנחנו ממליצים לוותר על האופציה של הכנה עצמית. זה יכול להיות מאוד מסורבל, מאוד לא נוח, זה יגבה ממך הרבה זמן ואתה תגלה שזה גם לא משתלם מבחינה כלכלית.

אלו האפשרויות המשתלמות ביותר:

שירותי קייטרינג :

אתה יכול להזמין שירותים של חברת קייטרינג , שתדע להכין בהנחייתך תפריט מותאם לאירוע. אנו ממליצים על קייטרינג כשר למהדרין שיתאים לכל המוזמנים אולם כל אחד והעדפותיו.

אלו הנקודות החשובות שעליך לקחת בחשבון:

• כמות אורחים.
• סוג האירוע – אירוע משפחתי, חברי, עסקי.
• סוג האורחים (מבוגרים/ילדים, משולב)
• כמות מנות.
• מועד האירוע (בוקר, צהריים, ערב, שבתות, חגים).
• סגנון הארוחה.

מעבר לכך שהחברה יכולה לספק לך תפריט מותאם לאירוע, הרי שהיא תוכל גם להציע את כל הכלים והאמצעים הנדרשים בשביל שלב הארוחה, קרי: שולחנות, כסאות, סכו”ם, צלחות וכוסות, כלי הגשה ועוד. בנוסף תוכל גם להחליט כמה מלצרים אתה מעוניין לשכור לאירוע מסוג כזה.

קייטרינג בופה – כפי שחברת קייטרינג יכולה להציע לך שירות עם מלצרים, כך היא גם תוכל להציע שירותי מזנון (בופה). במקום שתשכור מלצרים שיגישו לאורחים, תוכל להעמיד את האוכל על גבי שולחן אחד והאורחים יגישו לעצמם. מאחר ומדובר באירוע של 50 אורחים בלבד, יש בכך הרבה יותר הגיון. זה יותר נוח וחסכוני. במקרה כזה, החברה תספק לך מספר עובדים בודדים שיהיו אחראים על סידור האוכל על השולחן והיבטים לוגיסטיים אחרים שנדרשים לכך.

אוכל מוכן לאירוע – עוד אופציה שאתה יכול להשתמש בה והיא מאוד פופולארית ואטרקטיבית לאירוע ביתי של 50 אנשים היא אופציית ההזמנה של אוכל מוכן לאירוע. החברה מכינה עבורך את המנות השונות על פי מה שאתה מזמין ודואגת לספק אותן לפני האירוע. שירות אוכל מוכן הוא אידיאלי עבור אירועים שנערכים בשבת ובחגים וכן עבור מי שמעדיף לייצר אירוע אינטימי רק עם בני משפחה וחברים ומבלי שאנשים זרים יהיו במקום.

איך בונים תפריט לאירוע של 50 אנשים?

אחרי שהחלטת כיצד לנהוג, האם להזמין שירות קייטרינג, מזנון או אוכל מוכן, אתה צריך להחליט איזה תפריט לספק לאורחים שלך. מיותר לציין, שהתפריט צריך להיות מגוון במנות מסוגים שונים ועשוי מחומרי גלם איכותיים. לכן חשוב להזמין אותו מחברת קייטרינג איכותית.

בעיקרון התפריט צריך להיות בנוי כך:

• המכנה הרחב ביותר – הכוונה היא, כמה שיותר אנשים יוכלו ליהנות מהתפריט. אפשר להזמין דברים מיוחדים אך הבסיס של התפריט צריך להיות בנוי ממאכלים שמרבית האנשים מכירים ואוהבים.
• כשרות – יש לקחת בחשבון שתמיד יהיו אנשים שישמרו כשרות, לכן חשוב שגם התפריט יהיה כזה (מרבית חברות קייטרינג פועלות תחת תעודת כשרות).
• התאמות נדרשות – התפריט צריך לכלול גם מנות מותאמות לקהלים ספציפיים. לדוגמא, מנות שצמחוניים או טבעוניים יכולים ליהנות מהן, מנות מותאמות לילדים.
• על פי מועד האירוע – אם אתה מארגן ארוחה חגיגית לערב שבת, ראש השנה, ליל הסדר, אז כמובן שהתפריט צריך להיות מותאם לארוחות כאלו.

דברים נוספים שיהפכו את האירוע למיוחד

מלבד כל הנושא של הקייטרינג, הרי שגם באירוע של 50 אנשים אפשר למצוא דברים שיהפכו אותו למיוחד.

לדוגמא, אתה יכול לשכור מקרן להצגת סרטים ומצגות, להזמין תקליטן שינגן מוזיקה, להקה או רביעית כלי מיתר שתנעים את זמנם של האורחים בעת האירוע, הפעלות או דברים אחרים שיכולים להתאים לסגנון האירוע מחד ולמיקום בו הוא נערך.

בסיכומו של דבר, אירוע של 50 אנשים בבית יכול להיות חוויה מהנה ויוצאת דופן. אתה לא צריך לעבוד קשה מדי בשביל זה. אם תעבוד נכון, תייצר אירוע בלתי נשכח.

בשיתוף קייטרינג מרלו