טיפים וטריקים לשימוש מוצלח בוורד של מייקרוסופט

בזמנים שמיקרוסופט עוד נחשבה למונופול של מערכות הפעלה כולם אהבו לשנוא אותה. למוצרים המובילים שלה – חלונות ומוצרי אופיס, ובראשם וורד – לא היה תחליף של ממש וזו הייתה הסיבה העיקרית. מאז שגוגל, אפל ואמזון השתלטו על העולם נותרה מיקרוסופט חברה מובילה אך היא עושה את זה בשקט. גם המנכ"ל שהתחלף לפני כמה שנים תרם לאווירת שינוי ולאט לאט גם המניה טיפסה מעלה בשנתיים האחרונות. למרות חלופות רבות בשוק ושירותים חינמיים של גוגל, חלונות ומוצרי אופיס נותרו מובילות בשוק העסקי והשימוש בהן הוא בסיסי. אספנו כמה טיפים לשימוש מוצלח בוורד שישדרגו את חווית השימוש שלכם.

מסמכים אחרונים

בעידן של כאן ועכשיו, זמן הוא מצרך חשוב וקיצורי דרך, תרתי משמע, הם כלי יעיל מאוד. שיטה אחת לגישה זריזה למסמכים שאתם עורכים הכי הרבה היא פשוט פתיחה של וורד כאשר בצד ימין של התוכנה (או שמאל אם התקנתם אותה עם תפריט בשפה האנגלית) מוצגים כל המסמכים שערכתם לאחרונה. נעיצה של כל אחד מהם תצמיד אותו לראש הרשימה, כפי שמוסבר בתמונה הבאה.

קיצור דרך

השיטה לקיצור שאנו מעדיפים היא הצמדה של תוכנת וורד (למעשה כל תוכנה אחרת של חלונות) לשורת המשימות. לאחר שההצמדה בוצעה הקלקה עם עכבר ימין על קיצור הדרך בשורת המשימות תציג את המסמכים האחרונים שערכתם. פשוט ושימושי. שימו לב רק שאם אתם עובדים באותו חשבון עם קולגה נוסף גם הוא יוכל לראות את המסמכים האחרונים שערכתם.

הסבר כיצד מצמידים קיצור דרך של תוכנה לשורת המשימות בסרטון הבא.

דבר אליי באותיות

אם כבר בקיצורי דרך וחסכון בזמן עסקינן, או סתם בענייני נוחות - השימוש בהקראה של טקסט בחלונות 10 הפך פשוט למדיי. האפשרות מובנית בשפת ברירת המחדל של מערכת ההפעלה אך אם תרצו תמיכה בהקראה של טקסט בקול גם בעברית ותפריט מערכת ההפעלה שלכם הוא באנגלית תצטרכו לוודא בהגדרות (בתת תפריט "שפות") שהאפשרות Text To Speech מאופשרת גם בשפה המשנית (כלומר עברית). חפשו את האייקון הבא כפי שמוצג בתמונה המסך הבאה ואם הוא אינו בנמצא אז תחת Options בהגדרות השפה שלכם תוכלו להוריד את חבילת ההתקנה של Speech לאותה שפה.

לאחר שווידאתם ש-Text to Speech  מותקן במחשב שלכם כנסו לוורד וחפשו את האייקון הקטן עם סימון חץ בתפריט העליון. כנסו ל"פקודות נוספות" uבתיבה של "בחר פקודות מתוך" בחרו ב"כל הפקודות"; חפשו ברשימה את "דבר" (Speak), הוסיפו אותו לרשימה ולחצו על אישור.

עכשיו פתחו מסמך וורד כלשהו - שימוש קלאסי יהיה מאמר ארוך מאוד באנגלית - סמנו את הקטע שברצונכם לשמוע ולחצו על כפתור "השמע טקסט נבחר" שהוספתם קודם.

קופי פייסט משודרג

אם אתם אלופי "העתק הדבק" ומשתמשים בו הרבה, חשוב שתכירו את השימוש ב-Clipboard ("לוח" בעברית). נגיד ויש לכם כמה משפטי מפתח או כמה פסקאות שאתם רוצים לשכפל, ברגע שתסמנו קטע ותעשו "העתק" (או CTRL + C), בטקסט האחרון שנמצא בזיכרון יידרס. בתפריט העליון בוורד, ממש מתחת לתפריט "בית", נמצא לחיץ "לוח". לחיצה עליו מאפשרת שמירה מרובה של קטעים שהעתקתם. לחיצה על כל מקטע שנכנס ל"לוח" מדביקה אותו ישירות אל הטקסט היכן שנמצא העכבר.

מר קו

וורד, ובאופן כללי יישומי אופיס, הן כלים חזקים עם אפשרויות רבות שלא תמיד מוצאים אותן בקלות; הכל נמצא שם אבל לא תמיד מולנו. בכל מה שקשור לסימנים גרפיים וורד היא מלכת המגרש ויש תת תפריט ייעודי לעיצוב. עם זאת, לפעמים כל מה שאנחנו צריכים הוא סימון קו פשוט כדי להפריד פסקה מאחרות או להדגיש חלק מסוים בקו תחתון. אחד הטריקים השימושיים הוא סימוני שורה באמצעות הקלדה של שלושה תווים ואחריהם מקש אנטר. למשל, שלושה מקפים ואנטר יצרו קו לאורכו של העמוד, שלושה סימני = ייצרו קו כפול וכדומה. התמונה הבאה מציגה כמה אפשרויות ואתם מוזמנים לחפש קווים בעיצובים נוספים.

תחתום כאן, וכאן

בגרסאות קודמות של וורד אם הייתם רוצים להתחיל לכתוב באמצע או בסוף שורה, למשל כדי להכין מקום לחתימה עם קו תחתון - היינו צריכים ללחוץ ממושכות על מקש הרווח או ללחוץ כמה פעמים על מקש טאב עד שהסמן היה מגיע למקום הרצוי. בגרסאות האחרונות אפשר פשוט לבצע הקלקה כפולה בעכבר שמאל על כל נקודה במסך ותוכלו לכתוב בדיוק שם.

הגודל כן קובע

הטריק הבא מיועד למי שכותב מאמרים באנגלית והוא מאפשר מעבר בשבריר שנייה מאותיות גדולות לאותיות קטנות, ובחזרה, בשפה האנגלית. סמנו את קטע הטקסט שברצונכם לשנות; לחצו על מקשי SHIFT ו-F3 יחדיו והטקסט הופך לאותיות גדולות באנגלית. לחיצה נוספת על שני המקשים תחזיר את המצב לאותיות קטנות. לחיצה נוספת תהפוך כל אות ראשונה בתחילת משפט לאות גדולה כיאה לכללי הדקדוק האנגלי.

קריאה נעימה

בעבר, כשלא לכולם היה מותקן אופיס במחשב, הדרך היעילה ביותר לשלוח קובץ שאפשר יהיה לקרוא ללא הסתבכות הייתה באמצעות קובץ PDF (ובואו גם נודה, טקסט ב-PDF פשוט נראה טוב יותר). מה שכן, Acrobat Reader לא הייתה זמינה לכולם כפי שהיא היום אך בגרסאות האחרונות של אופיס אפשר לכתוב ולעצב מסמך וורד ופשוט לשמור אותו כקובץ PDF. במקום לבצע שמירה אוטומטית (SAVE + S), בחרו באפשרות "שמור בשם" (בתפריט "קובץ") בחרו סוג פורמט PDF.

גלגל הצלה

בגרסאות המוקדמות של אופיס וחלונות השימוש בעזרה שהציעו התוכנות של מיקרוסופט היו מגושמות ומעייפות (מישהו זוכר את הכלב המעצבן בחלונות XP שהיה קשה להעלים ?). בשנים האחרונות מיקרוסופט השתפרה לאין ערוך בכל מה קשור לעזרה אוטומטית במגוון התוכנות שלה (תכל'ס לא הייתה למיקרוסופט ממש ברירה כי גוגל, אלופת הנגישות, קבעה סטנדרט די גבוה). בקצה התפריט העליון של וורד יש אייקון של מנורה ולצידה הכיתוב "ספר לי מה אתה רוצה לעשות". מחפשים משהו ולא מוצאים בתפריט ? נסו להקליד כאן מה שאתם מחפשים – החל מעניינים הקשורים לגופן, המשך בהוספת מספרי עמודים, וכלה בהוספה של טבלאות. מאוד פשוט, ויעיל, כפי שאפשר לראות בסרטון הבא.

טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו